Eich Llais – Gweithdrefn Gwyno
Adran: Gwasanaethau Myfyrwyr
Awdur y Ddogfen: Caroline McCarthy
Teitl Swydd: Rheolwr Gwasanaethau Myfyrwyr
Dyddiad Cymeradwyo: Tachwedd 2025
Dyddiad Adolygu: Tachwedd 2027
Fersiwn: 2.0
Pwrpas ac Amcanion
Ein nod yng Ngholeg Penybont yw darparu gwasanaeth rhagorol i bob aelod o gymuned ein coleg a’n rhanddeiliaid allanol.
Mae’r rhan fwyaf o bobl sy’n gweithio gyda ni yn mwynhau’r profiad ac nid ydynt yn profi unrhyw broblemau. Fodd bynnag, rydym yn cydnabod y gall pethau fynd o chwith weithiau, a phan fydd hynny yn digwydd hoffem wybod amdano er mwyn i ni allu unioni pethau.
Lle bynnag y bo modd, rydym yn annog unigolion i ddefnyddio ein system adborth ‘Eich Llais’ i rannu syniadau, canmoliaeth neu bryderon â ni. Gallwch gael mynediad i’n porth adborth drwy fynd i bridgend.ac.uk/eich-llais. Mae cardiau post hefyd ar gael wrth y derbynfeydd ar ein campysau.
Unwaith y byddwn yn derbyn adborth, byddwn yn ceisio ymateb mewn modd trylwyr a chyflym, gan ateb pob un o’ch pryderon. Mae’r Coleg yn adolygu nifer a natur yr holl gwynion swyddogol yn flynyddol, fesul adran. Mae monitro ac adolygu cwynion yn cyfrannu at ein proses hunanasesu, gan arwain at welliannau parhaus i’n gwasanaethau i gwsmeriaid.
Er bod y polisi hwn yn berthnasol i Grŵp Coleg Penybont, mae gan Bevan College ei weithdrefn ei hun. Mae rhagor o wybodaeth am Bevan College ar gael yma.
Addysg Uwch
Bydd angen i fyfyrwyr Addysg Uwch sy’n dymuno cwyno am faterion academaidd ddilyn gweithdrefn y brifysgol berthnasol fel a ganlyn:
Prifysgol Metropolitan Caerdydd
Cyfathrebu Blinderus neu Barhaus
Mae Coleg Penybont wedi ymrwymo i drin pob achwynydd â pharch ac yn disgwyl yr un peth yn ôl. Ni oddefir gohebiaeth sy’n ormodol, yn ailadroddus, a wneir gyda’r bwriad o amharu neu aflonyddu, neu sy’n defnyddio iaith ddifrïol neu sarhaus. Bydd pob cwyn yn cael ei hasesu’n unigol i sicrhau nad yw materion dilys yn cael eu hanwybyddu a bydd y coleg yn rhoi cyngor ar sut y gellir codi pryderon yn y dyfodol. Gall Coleg Penybont gyfyngu ar gyfathrebu neu atal cyfathrebu mewn achosion o ymddygiad blinderus neu afresymol a gall gyfyngu ar fynediad i gyflwyno mwy o gwynion os yw’r ymddygiad yn parhau.
Cwynion Dienw
Rydym yn cydnabod bod sefyllfaoedd lle gallai unigolion ffafrio bod yn anhysbys wrth godi pryderon. Bydd pob cwyn, waeth beth fo’u hanhysbysrwydd, yn cael ei thrin â’r un lefel o ddifrifoldeb a pharch. Os byddwch yn rhoi eich manylion cyswllt, bydd hyn caniatáu i ni ddeall unrhyw bryderon neu faterion a godwyd yn llawn ac yn ein galluogi i roi adborth ar unrhyw ganlyniadau.
Aflonyddu a Bwlio
Mae gweithdrefn ar wahân i ddelio ag aflonyddu a bwlio.
Myfyrwyr – Cod Dinasyddiaeth (gan gynnwys bwlio)
Apeliadau Arholiadau
Mae gweithdrefn ar wahân i’r rhai sy’n teimlo eu bod wedi cael eu rhoi dan anfantais neu wedi cael eu dosbarthu’n annheg mewn arholiad. Mae Polisi a Gweithdrefn Apelio’r Coleg ar gael i ddysgwyr yn ystod y cyfnod sefydlu ac mae ar gael ar wefan y coleg.
Rhaid i’r Tîm Ansawdd gyflwyno unrhyw apeliadau i’r Sefydliad Dyfarnu, a gellir cysylltu â’r Tîm Ansawdd drwy quality@bridgend.ac.uk. Dylai unrhyw fyfyriwr sy’n dymuno apelio gysylltu â’i Diwtor Cwrs yn gyntaf.
Cwynion am eich Data Personol
O dan Ddeddf Data (Defnydd a Mynediad) 2025, mae gennych hawl i gwyno am sut mae eich data personol yn cael ei ddefnyddio. Dylid gwneud cwynion o’r fath i’r Swyddog Diogelu Data drwy anfon e-bost at data@bridgend.ac.uk. Byddwn yn cydnabod eich cwyn o fewn 30 diwrnod, yn rhoi’r wybodaeth ddiweddaraf i chi am ein cynnydd mewn perthynas â’ch cwyn, ac yn ymateb i’ch cwyn cyn gynted â phosibl. Gallwch ddysgu mwy am eich hawliau o ran defnyddio data a mynediad at ddata ar wefan Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth.
Rhaid gwneud cwynion am ddefnyddio a phrosesu data yn uniongyrchol i’r Coleg a chael penderfyniad neu ganlyniad ganddo, cyn y gellir uwchgyfeirio’r achos at Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth.
Safonau’r Gymraeg
Mae gennym ddyletswydd o dan Fesur y Gymraeg (Cymru) (2011) i gydymffurfio â Safonau’r Gymraeg yn unol â’r hysbysiad cydymffurfio a gyhoeddwyd i ni fel corff cyhoeddus gan Swyddfa Comisiynydd y Gymraeg.
Byddwn yn ymdrechu i gydymffurfio’n llwyr â’n safonau ac i ddarparu gwasanaeth cynhwysfawr i unrhyw un sy’n dewis cyfathrebu â ni neu ddefnyddio ein gwasanaethau drwy gyfrwng y Gymraeg. Mae’n bwysig eich bod yn rhoi gwybod i ni os ydych yn teimlo nad ydym wedi gallu darparu’r gwasanaeth Cymraeg y byddech yn ei ddisgwyl, fel y nodir yn y safonau, fel y gallwn gymryd camau i unioni pethau.
Byddwn yn cofnodi unrhyw gŵyn ffurfiol a ddaw i law ynghylch ein cydymffurfiaeth â Safonau’r Gymraeg ac unrhyw gamau a gymerwyd o ganlyniad i gŵyn. Bydd unrhyw gŵyn a ddaw i law a chamau gweithredu dilynol yn cael eu hadrodd yn flynyddol i Swyddfa Comisiynydd y Gymraeg drwy ein hadroddiad blynyddol ar gydymffurfiaeth.
Gallwch weld ein hysbysiad cydymffurfio a darganfod mwy am ein hymrwymiad i’r Gymraeg yma.
Y Broses
Cam 1 (Trafodaeth Anffurfiol)
Os ydych yn fyfyriwr Coleg Penybont, efallai y gallwch ddatrys eich pryderon yn anffurfiol trwy siarad â Thiwtor neu aelod o’r Tîm Lles. Os ydych yn ymwelydd neu’n ddarpar fyfyriwr, efallai y gallwch ddatrys eich pryder yn anffurfiol drwy ofyn am sgwrs ag aelod priodol o staff. Os nad ydych yn siŵr â phwy y dylech siarad, gallwch ddefnyddio ein system adborth ‘Eich Llais’ i ofyn am gyngor. Gwnewch hynny drwy fynd i bridgend.ac.uk/eich-llais. Mae cardiau post hefyd ar gael wrth y derbynfeydd ar ein campysau.
Gwrandewir ar eich pryder ac fe’i cymerir o ddifrif. Gwneir pob ymdrech i’ch cynorthwyo i ddelio â’ch problemau. Byddwn yn cofnodi eich pryder ar ein traciwr ‘Eich Llais’ i sicrhau ein bod yn gallu cadw darlun cyflawn o’r problemau y gall pobl fod yn eu profi. Bydd sylwadau yn ddienw yn y cam yma.
Cam 2 (Cwyn Ffurfiol)
Os teimlwch nad yw eich pryder wedi cael ei datrys yn y cam anffurfiol, gallwch gyflwyno cwyn ffurfiol yn ysgrifenedig i’r Rheolwr Gwasanaethau Myfyrwyr drwy anfon e-bost at CMcCarthy@bridgend.ac.uk neu ysgrifennu at: Coleg Penybont, Heol y Bont-faen, Pen-y-bont ar Ogwr, CF31 3DF.
Os bydd angen cymorth arnoch i ysgrifennu’r gŵyn, mae’r Tîm Lles neu’r Tîm Gwasanaethau Myfyrwyr ar gael i’ch helpu.
Ar ôl derbyn cwyn ffurfiol, cymerir y camau canlynol:
- Bydd y Rheolwr Gwasanaethau Myfyrwyr yn cofnodi’ch cwyn ac yn anfon cydnabyddiaeth o’r gŵyn atoch o fewn 10 niwrnod gwaith.
- Bydd y Rheolwr Gwasanaethau Myfyrwyr yn atgyfeirio eich cwyn at y rheolwr priodol yn y coleg.
- Bydd y rheolwr priodol yn cysylltu â chi i drafod y gŵyn ac egluro unrhyw broblemau. Os gellir datrys y mater yn ystod y cam hwn, fe gaiff ei chofnodi ac anfonir llythyr atoch yn amlinellu’r camau a gymerwyd.
- Os na ellir datrys y broblem yn y lle cyntaf gyda’r rheolwr priodol yn y coleg, bydd y rheolwr priodol yn y coleg yn cynnal ymchwiliad a all gynnwys cyfweliad ffurfiol gyda chi. Mae gennych hawl i ddod â rhywun i’r cyfarfod gyda chi i’ch cefnogi. Gallai hyn fod yn Gynrychiolydd Academaidd Myfyrwyr (StAR), Llysgennad Myfyrwyr, ffrind neu aelod o’r teulu.
- Bydd y rheolwr hefyd yn clywed barn pobl eraill sy’n ymwneud â’r gŵyn.
- Ysgrifennir atoch o fewn 15 diwrnod gwaith o dderbyn y llythyr cydnabod (pwynt 1), yn amlinellu unrhyw ganfyddiadau / camau i’w cymryd.
- Bydd copi o’r trafodion yn cael ei gyflwyno i’r Rheolwr Gwasanaethau Myfyrwyr.
Beth os ydw i’n anhapus o hyd?
Os nad ydych yn fodlon â chanlyniad cam 2, gallwch symud ymlaen i gam 3 o’r weithdrefn gwyno.
Cam 3
Os ydych yn parhau i fod yn anfodlon â chanlyniad eich cwyn yng ngham 2, gellir trosglwyddo’ch cwyn i aelod o’r Uwch Dîm Arwain ar gyfer adolygiad mewnol terfynol.
Dylech wneud eich cais am adolygiad cam 3 o’ch cwyn o fewn 15 diwrnod gwaith i dderbyn canlyniad ymchwiliad cam 2. Dylid cyflwyno’r cais hwn yn ysgrifenedig i Gynorthwyydd Cymorth Gweithredol y Pennaeth. Ni fydd ceisiadau am adolygiadau a dderbynnir yn hwyrach na hyn fel arfer yn cael eu hystyried.
Bydd ceisiadau i adolygu canlyniadau ymchwiliadau cam 2 yn cael eu hystyried o ran a yw unrhyw un o’r amodau hyn yn berthnasol:
- Bu afreoleidd-dra gweithdrefnol wrth ymchwilio i’r gŵyn;
- Gellir cyflwyno tystiolaeth newydd nad oedd ar gael i’r rheolwr yn y coleg yng ngham 2; neu
- Roedd canfyddiad yr ymchwiliad yn erbyn pwysau’r dystiolaeth
Os yw’r uwch reolwr yn fodlon bod unrhyw un o’r amodau uchod yn berthnasol, cynhelir ymchwiliad pellach i’r gŵyn. Byddwch yn cael hysbysiad o ganlyniad yr ymchwiliad yn ysgrifenedig o fewn 15 diwrnod gwaith o dderbyn y cais am adolygiad.
Cam 4 (Apelio)
Os ydych chi o hyd yn anhapus gyda chanlyniad eich cwyn, gallwch gyflwyno apêl ysgrifenedig i Bennaeth y Coleg. Bydd eich apêl yn cael ei hadolygu gan y Pennaeth, a gallai hynny gynnwys cyswllt pellach â chi. Byddwch yn derbyn canlyniad apêl o fewn 15 diwrnod gwaith o’r dyddiad y cadarnhawyd bod eich apêl wedi dod i law. Mae penderfyniad y Pennaeth yn derfynol.
Sylwer: Os yw eich cwyn yn ymwneud yn uniongyrchol â Phennaeth y Coleg, dylech anfon eich cwyn yn uniongyrchol at:
Clerc y Gorfforaeth
Coleg Penybont
Heol y Bont-faen
CF31 3DF
Cwestiynau cyffredin
Pwy all gwyno?
Unrhyw un sy’n defnyddio, neu sydd wedi defnyddio, gwasanaethau a chyfleusterau’r Coleg. Gall hyn fod yn fyfyriwr Addysg Uwch, myfyriwr Addysg Bellach, myfyriwr Dysgu Seiliedig ar Waith, darpar fyfyriwr, rhanddeiliad allanol neu ymwelydd i’r Coleg.
Os ydych yn weithiwr i’r Coleg ac angen unrhyw help a chefnogaeth i wneud cwyn, cysylltwch ag Adnoddau Dynol a all eich cyfeirio at y polisi priodol.
Rwy’n fyfyriwr yn y coleg, beth fedraf gwyno amdano?
Gallwch wneud cwyn am unrhyw agwedd o’n gwasanaethau, gan gynnwys addysgu a hyfforddiant, gwasanaethau cymorth, cyngor ac arweiniad, a chyfleusterau’r Coleg. Gallwch hefyd gwyno os teimlwch eich bod wedi cael eich trin yn annheg neu fewn modd anaddas. Os teimlwch nad yw’r gwasanaeth a gawsoch yn bodloni eich disgwyliadau yna dylech ddilyn y gweithdrefnau uchod.
Sut ydw i’n cwyno?
Amlinellir y broses ar gyfer gwneud cwyn yn y ddogfen hon. Cyn i chi ddechrau’r broses, mae angen i chi benderfynu ai cwyn neu awgrym ar gyfer sut i wella pethau yw’r adborth. Os mai awgrym ydyw, defnyddiwch y ffurflen adborth ‘Eich Llais’. Os teimlwch mai cwyn ffurfiol ydyw, mae bob amser yn syniad da ceisio datrys y mater mewn modd anffurfiol yn gyntaf, a dyna pam gofynnwn i chi ddilyn cam 1 (trafodaeth anffurfiol) cyn gwneud cwyn ffurfiol.
Os ydych yn fyfyriwr yn y Coleg, ac yn teimlo nad oes gennych yr hyder i wneud cwyn, gallwch siarad â Thiwtor neu’r Tîm Lles a fydd yn gwrando ar eich pryderon ac yn eich cefnogi i ddatblygu’r sgiliau a’r hyder i ddelio â’ch pryder.
