Cylch Gorchwyl y Pwyllgor Archwilio
TACHWEDD 2025 (wedi’i gymeradwyo gan y Corff Llywodraethol ar 6 Tachwedd 2025)
Cyfansoddiad ac Aelodaeth
Mae’r Corff Llywodraethu’n gyfrifol am sefydlu pwyllgor o’r Corff Llywodraethu a elwir yn Bwyllgor Archwilio.
Bydd y Pwyllgor a’i gadeirydd yn cael eu penodi gan y Corff Llywodraethu ac ni fydd gan ei aelodau unrhyw gyfrifoldeb gweithredol dros reoli’r Coleg.
Ni ddylai aelodaeth y Pwyllgor Archwilio gynnwys Cadeirydd y Corff Llywodraethu, y Pennaeth, myfyrwyr-lywodraethwyr, nac unrhyw aelod arall o’r Corff Llywodraethu sydd â chyfrifoldebau ariannol dros y Coleg (e.e. aelod o’r Pwyllgor Cynllunio Adnoddau) er mwyn sicrhau annibyniaeth a gwrthrychedd. Caniateir i gyflogeion (ac eithrio Deiliaid Swyddi Uwch) fod yn aelodau o’r Pwyllgor, ond rhaid iddynt fod yn ystyriol o unrhyw wrthdaro buddiannau posibl a all fodoli.
Ni ddylid penodi llai na 3 aelod na mwy na 6 aelod i’r Pwyllgor. Dylai fod gan o leiaf un aelod brofiad diweddar a pherthnasol yn y maes cyllid, ond nid pobl sydd â chefndir o’r fath y dylid eu penodi yn unig.
Bydd angen i o leiaf 3 aelod fod yn bresennol i gael cworwm. Nid yw hyn yn cynnwys aelodau cyfetholedig gan nad ydynt wedi’u cynnwys yn nifer aelodaeth y pwyllgor er bod ganddynt statws cyfartal â’r aelodau eraill.
Gall y Pwyllgor gyfethol hyd at 2 aelod sydd ag arbenigedd penodol, os yw’n credu ei bod yn angenrheidiol neu’n ddymunol gwneud hynny. Ni ddylid penodi aelod cyfetholedig yn Gadeirydd i’r Pwyllgor gan fod rhaid i’r Cadeirydd fod yn gallu mynychu, fel hawl, pob un o gyfarfodydd y Corff Llywodraethu.
Gellir gwahodd y Pennaeth i fod yn bresennol mewn cyfarfodydd pan fydd y Pwyllgor o’r farn bod hynny’n briodol.
Awdurdod
Awdurdodir y Pwyllgor gan y Corff Llywodraethu i wneud y canlynol:
- ymchwilio i unrhyw weithgarwch sydd o fewn ei Gylch Gorchwyl;
- ceisio unrhyw wybodaeth y mae angen arno gan unrhyw aelodau staff, ac mae’n ofynnol i bob cyflogai gydweithredu ag unrhyw gais o’r fath a wneir gan y Pwyllgor;
cael cyngor proffesiynol annibynnol a sicrhau presenoldeb pobl nad ydynt yn aelodau ond sydd â phrofiad ac arbenigedd perthnasol os yw’n credu bod hynny’n angenrheidiol.
Trafodion
Rhaid i’r Pwyllgor gwrdd o leiaf dair gwaith y flwyddyn academaidd. Dylai’r Dirprwy Bennaeth (Adnoddau) (neu gyfatebol) a’r archwilwyr mewnol fynychu cyfarfodydd y Pwyllgor Archwilio fel arfer, ynghyd ag aelodau staff eraill a wahoddir lle bo hynny’n briodol. Gwahoddir yr Archwilwyr Allanol hefyd i fynychu holl gyfarfodydd y Pwyllgor Archwilio, a disgwylir iddynt fod yn bresennol mewn cyfarfodydd lle mae materion sy’n berthnasol iddynt yn cael eu trafod. Unwaith y flwyddyn bydd y Pwyllgor yn cyfarfod ag Archwilwyr Mewnol ac Allanol y Coleg heb unrhyw swyddogion o’r Coleg yn bresennol. Gall y Clerc fod yn bresennol i gofnodi’r trafodaethau.
Dyletswyddau
Prif ddyletswyddau’r Pwyllgor yw:
(a) sicrhau bod y Coleg yn cydymffurfio â gofynion gorfodol y Cod Ymarfer Archwilio Addysg Bellach a gyhoeddwyd gan Lywodraeth Cymru;
(b) adolygu gweithdrefnau’r Coleg ar gyfer asesu a rheoli risgiau;
(c) adolygu’r gweithdrefnau sicrwydd ar gyfer sicrhau cydymffurfiaeth â gofynion llywodraethu corfforaethol y Coleg;
(ch) cynghori’r Corff Llywodraethu ynghylch penodiad a thelerau ymgysylltu’r Archwilwyr Mewnol, y ffi archwilio, darpariaeth gwasanaethau nad ydynt yn ymwneud ag archwilio gan yr Archwilwyr Mewnol, ac unrhyw achosion o ddiswyddiad neu ymddiswyddiad yr Archwilwyr Mewnol;
(d) cynghori’r Corff Llywodraethu ynghylch a oes systemau a gweithdrefnau digonol ar waith yn y Coleg i hyrwyddo cynildeb, effeithlonrwydd ac effeithiolrwydd;
(dd) cynghori’r Corff Llywodraethu ar benodiad a thâl yr Archwilwyr Allanol a chwmpas eu gwaith, gan gynnwys unrhyw wasanaethau nad ydynt yn ymwneud ag archwilio a ddarperir ganddynt, unrhyw achosion o ddiswyddiad neu ymddiswyddiad, monitro dilyniant y partner aseiniad yn unol â chanllawiau moeseg perthnasol y Deyrnas Unedig, a gwneud argymhellion ynghylch ailbenodi Archwilwyr Allanol i’r Corff Llywodraethu bob blwyddyn;
(e) cytuno ar natur a chwmpas y gwaith archwilio;
(f) trafod canfyddiadau a chasgliadau sy’n deillio o archwiliadau, gan gynnwys adolygu Llythyr Rheoli’r Archwilwyr Allanol a’r Ohebiaeth â’r Rhai yr Ymddiriedir Gorchwyl Llywodraethu Iddynt, gan gynnwys ymatebion y rheolwyr;
(ff) ystyried Datganiadau Ariannol drafft blynyddol y Coleg, ar ôl i’r Pwyllgor Cynllunio Adnoddau eu hadolygu, a chyn eu cyflwyno i’r Corff Llywodraethu i gael cymeradwyaeth ffurfiol. Fel rhan o’r adolygiad, dylid ystyried yn benodol polisïau ariannol sylweddol ac unrhyw newidiadau i’r polisïau hynny, cyfrifoldebau aelodau, ac unrhyw ddatganiadau llywodraethu corfforaethol. Dylid darparu unrhyw ddatganiadau am effeithiolrwydd y system rheoli mewnol i’r Corff Llywodraethu fel rhan o Adroddiad Blynyddol y Pwyllgor;
(g) adolygu effeithiolrwydd systemau rheoli mewnol ac, yn benodol, adolygu Llythyr Rheoli’r Archwilwyr Allanol a’r Ohebiaeth â’r Rhai yr Ymddiriedir Gorchwyl Llywodraethu Iddynt, Adroddiad Blynyddol yr Archwilwyr Mewnol ac ymatebion y rheolwyr;
(ng) adolygu ac argymell strategaeth archwilio a chynllun archwilio’r Archwilwyr Mewnol i’r Corff Llywodraethu, gan gynnwys unrhyw newidiadau a wnaed yn ystod y flwyddyn;
(h) ystyried canfyddiadau mawr archwiliadau mewnol ac ymatebion y rheolwyr;
(i) hybu cydweithrediad rhwng yr Archwilwyr Mewnol ac Allanol;
(l) sicrhau bod yr adnoddau sydd ar gael i’r Archwilwyr Mewnol yn ddigonol i fodloni anghenion y Coleg;
(ll) monitro gweithrediad argymhellion cytunedig yr archwiliadau;
(m) adolygu adroddiadau perthnasol gan Lywodraeth Cymru/Medr a sefydliadau eraill, a monitro gweithrediad argymhellion perthnasol;
(n) monitro perfformiad ac effeithiolrwydd yr Archwilwyr Mewnol ac Allanol fel sail ar gyfer argymhellion i’r Corff Llywodraeth ynghylch eu hailbenodi;
(o) goruchwylio polisi’r Coleg ar dwyll ac afreoleidd-dra, gan gynnwys unrhyw gamau a gymerir o dan y polisi hwnnw fel y manylir yn yr adroddiad blynyddol a dderbynnir gan y Pwyllgor;
(p) adolygu trefniadau’r Coleg ynghylch chwythu’r chwiban, h.y. y broses y gall staff a Llywodraethwyr ei dilyn i nodi pryderon yn ffurfiol ac yn gyfrinachol, a derbyn adroddiad blynyddol sy’n manylu unrhyw gamau a gymerir ynghylch hyn;
(ph) sicrhau bod pob colled sylweddol yn cael ei hymchwilio’n gywir a bod yr Archwilwyr Mewnol ac Allanol a Llywodraeth Cymru/Medr yn cael gwybod amdanynt;
(r) monitro defnydd llythyrau a chanllawiau sy’n ymwneud ag archwilio;
Gweithdrefnau Adrodd
Bydd y Pwyllgor yn rhannu cofnodion o’i gyfarfodydd â’r Corff Llywodraethu, a dylid rhoi cyfle yng nghyfarfodydd y Corff Llywodraethu i drafod materion sy’n codi yn y cofnodion.
Bydd y Pwyllgor yn cynhyrchu adroddiad blynyddol ac yn ei gyflwyno, ynghyd ag Adroddiad Blynyddol yr Archwilwyr Mewnol, i’r Corff Llywodraethu i grynhoi ei weithgarwch yn ystod y flwyddyn. Bydd hwn yn nodi barn y Pwyllgor, ar sail gwaith yr Archwilwyr Mewnol ac Allanol ac unrhyw waith arall a wnaed yn ystod y flwyddyn, ynghylch effeithiolrwydd y system rheoli mewnol, gan gynnwys rheoli risgiau a threfniadau llywodraethu. Dylid cyflwyno’r adroddiad mewn pryd i’r Corff Llywodraethu ei ystyried wrth lunio datganiad cyfrifoldeb aelodau ar gyfer y Datganiadau Ariannol blynyddol.
Trefniadau Clercio
Clerc y Corff Llywodraethu fydd yn Glerc i’r Pwyllgor Archwilio.
Adolygwyd gan y Clerc: Awst 2025
Adolygwyd gan y Pwyllgor Chwilio a Llywodraethu: 22 Medi 2025
Cymeradwywyd gan y Corff Llywodraethu: 6 Tachwedd 2025
Dyddiad yr adolygiad nesaf: Tachwedd 2027
Sylwch – mae hyn yn seiliedig ar y cylch gorchwyl enghreifftiol ar gyfer Pwyllgor Archwilio a nodir yng Nghod Ymarfer Archwilio Addysg Bellach Llywodraeth Cymru.
